浅谈房地产档案利用工作

岳阳市房地产档案馆 罗克娜

随着城市建设的迅猛发展，房地产事业也发生了日新月异的变化，房地产市场空前活跃。房屋产权档案的利用越来越频繁，也越来越显示出房屋产权档案本身所固有的“含金量”。

      新时期房地产档案利用工作正在由原来的封闭型、管理型、被动型向开放型、科技型和主动型转变。作为新时期房地产档案工作者，应实现档案利用工作的顺利转型，促进房地产事业健康有序发展。笔者就房屋产权档案利用工作谈一谈粗浅的看法。

一、         档案利用工作的现状

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，具有法律凭证价值，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。它能合法地证明权利人与房屋、土地之间的权利关系的原始凭证，表现的是权利主体与权利客体的社会经济关系的法律形式。由于房地产档案形成来源的合法性和反映对象的客观性，决定了房地产档案作为凭证所具有的法律效力，从而使房地产档案成为国家实行有效的产权保险体系的一个要素，成为房地产产权界定的有力凭证，为实施产权管理和产权保护提供了可靠的法律保障。具体表现为：

      房地产权属管理离不开房地产档案的开发利用。房地产档案又不同于其他档案，它时常在“静态”中潜伏着“动态”，它是第一手的包含测绘技术和确权经验等内容的权利状况材料。并且这种权利状况会由房地产的买卖、交换、继承、赠与、划拨、转让、分割、合并、裁决等因素致使权属转移变更；由房屋的新建、翻建、灭失等引起房地产现状的改变，其中任何一种客观变化都必然导致权利状况的变化。

规范房地产市场行为、促进房改政策落实离不开房地产档案的开发利用。首先，房地产业作为国民经济的先导产业，它的繁荣和发展又取决于规范的房地产市场的日益活跃，这些都要以明晰的房地产权利归属关系为前提。其次，确认房地产二手交易易行为是否合法有效，需要从房地产权属档案中提供的房屋产权依据，不仅可提高权属转移变更登记的准确性和工作效益，而且有利于发现和制止不法之徒的诈骗行为。

房地产纠纷仲裁、司法协助离不开房地产档案的开发利用。房地产权属管理过程中直接形成的产权档案，成为司法部门对房地产纠纷进行仲裁的主要证据。

     城市建设同样也离不开房地产档案的开发利用。利用馆藏的房地产权属档案和现代化的图形数据库，可以较全面地反映各类房产的户数、面积、结构，可以及时地为建设部门提供各类数据，既节省资金又能较快地计算出成本，加快工程进度。

      二、档案利用中存在的问题

随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化，对档案利用的要求也日益提高。档案利用工作中不可避免会出现种种问题。

档案利用的地方局限性。各省、市区的房管局都建立了自己的房地产信息系统，但相互之间却没有连网，资源没有共享。导致档案利用者身在外地就无法查询到所需的房屋信息。有些利用者为了一份信息资料或证明不得不来回奔跑，很不方便。对于利用者们提供的异地的证明资料，当地的房管部门也无法核实其信息资料的真伪。

档案利用的查询信息不够直观。过去查询条件仅通过产权人，产权证号能找到相对应的房屋信息，现在各地区房地产信息系统不断更新、完善，能通过产权人姓名、身份证、产权证号、图幅地丘号、收件编号查询到利用者所需的信息，但都只是文本信息即目录数据和图文数据。这对于公安、纪检、司法、计生等部门在办案程中不能快速准确的确定查询房屋所在地，而有可能延误了案情。

     档案查询结果不够精准。档案利用者提供产权人、身份证号便可以准确无误查询出此人名下的所有产权，但对于上世纪九十年代前办理的房屋产权证未提供身份证的人员却无法准确界定。对于未登记共有权人的情况也是如此。这些问题给我们档案部门对于申请保障房资格的审定带来了一定的难度。

     公民利用档案的权利与档案利用限制的关系。根据《中华人民共和国档案法》第十九条及《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条规定公民有查阅开放和未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的。在具体的接待利用档案中，如何把握对未开放档案的提供利用与限制利用的关系，是有一定的难度的。

      档案利用的方式。按照《实施办法》第二十二条“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用档案，只要公民符合利用条件即可。而采用阅览、摘录实物档案在具体操作中也存在一定的难度和风险。遇到这种情况，采用复制方式出证，可以保证档案证明的真实性。却不能满足利用者的需求。

      档案利用中的出证问题。近年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明，在解决户口、工龄、工资、土地纠纷、减免税费、贷款、申请保障房等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证明。这种现象的出现，有人的因素。但出证制度不健全，特别是出证程序不完善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。

       三、对档案利用现状的对策分析

      就档案管理部门而言，如何严格实施法律法规，保障可以利用的档案能够最大限度地为广大利用者所用，以满足档案利用者不断增长的、多方面的、多层次的利用档案的需要呢？针对档案利用的现状，笔者提出以下几点对策分析：

      要加强对于档案利用理论的研究，建立完善配套的档案利用制度。既要简化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有法规可依，这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员，都是公平合理的，双方的权利和义务都能得到保证。

      要做好档案利用的各项基础工作。一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的档案确实能够被利用。二是对于司法、纪检等部门办案必须调阅的不可利用的档案或者查看实物档案的必须经上级主管部门审批同意方可调阅。必须提供实物档案的，档案馆派专人调阅及陪同查阅。在档案归还时逐页逐字与电子档案进行认真核对。在本馆查询者需提供专用的查阅室，并安装摄像头，防止涂改、损毁档案原件的情况发生。档案证明资料出具应按专人调档、手工填写、经办签字、印鉴归口、领导审核的程序进行，做到有据可查，从根本上堵塞管理漏洞。

     提高档案利用工作的科技含量。对于不断增长的档案利用需求及不断扩大的档案利用范围，档案工作人员能够根据利用者的不同需要，便于操作，能够合法合理地直接地满足各种档案利用需求。档案信息系统技术上需进一步更新，不断完善，把数字信息更加详细准确直观。还需将系统与其它省市无缝连结。真正实现资源共享，实现异地查询。

房地产档案工作由封闭型向开放型转变。开放型的房地产档案工作在保证用户利益的前提下尽量满足利用者对房地产产权、证件等档案材料的需求。这就需要从事档案管理的人员树立正确的思想观念。一是树立开放搞活观念。房地产档案管理部门利用互联网介绍自己，这对增强全社会的房地产档案意识，构建房地产市场信用体系必将产生积极作用。同时，最大限度地挖掘档案馆贮存的房地产信息，使“死信息”变成“活资源”，更大地发挥房地产档案信息的作用。二是树立信息时效观念。知识经济时代，时间就是效益，效率也是效益。房地产档案信息，运用及时，就会产生巨大的社会和经济效益。三是树立公众观念。新时期房地产档案工作者要牢固树立档案信息来源于公众，服务于公众的观念，切实做好档案材料的收集、整理、保管、利用等工作，做到取之于民，用之于民。

      在管理型向科技型转变中增长才干。房地产档案工作“四化”的发展方向即：电子计算机化、信息传递网络化、贮存缩微化、复制自动化。这对房地产档案工作者自身素质提出了更高的要求。一是过硬的思想政治素质。只有牢固树立房地产档案工作为房地产事业健康发展服务、为人民群众服务的思想，才能与时俱进，开拓创新。二是提高文化素质。要培养既懂专业知识，又懂信息技术的新型档案专业人才。三是扎实的业务素质。房地产档案工作者要具备扎实的基本功，必须熟悉和掌握房地产领域的专业知识，成为行家里手。要加强房地产开发项目的前期管理，摸清、抓准应归档文件材料的形成积累动态，跟踪指导，监督与把关，对已接收与保存的档案进行二次加工，做到档案工作标准化，管理科学化、系统化。

      在被动型向主动型转变中服务奉献。档案的价值在于利用。过去房地产档案利用工作，一般为“等客上门”，“你查我找”的被动服务方式，现在已不适应知识经济和房地产事业发展的需要，要发挥档案的更大作用，必须做到主动服务。一是做好档案利用预测工作。在房地产项目实施前或者房屋改革政策出台前，都需要大量的调查研究工作，这时档案的利用率最高。房地产档案工作者只有及时了解工作动态，提早准备，工作才能有的放矢，最快、最好地满足利用者的需求。二是档案工作为领导决策服务。科学决策需要汇集各种真实的统计数字、文件汇编、资料等，在领导决策之前，档案部门就要根据领导意图，查找有关的历史数据和文件材料，并加工处理、编辑，为领导决策提供依据，促进领导决策民主化和科学化。三是主动服务经济建设。随着房地产事业的蓬勃发展，基础建设、房屋开发置换、合同协议等档案编研已经成为档案编研工作的重点。房地产档案工作者要走出去，开展经常性的调查研究，随时收集信息，掌握第一手资料，积极主动地为利用者提供优质服务，就会使房地产档案管理工作拥有广阔的前景和市场。

总之， 房产档案信息作为一种重要的信息资源，是国家档案信息资源的重要组成部分，在建设和谐社会的过程中发挥着重要的作用。 当前随着社会的发展，房产档案的利用率在逐步的提高。 加强对其管理和利用, 对于落实科学发展观, 推动我市经济社会全面发展 , 构建和谐社会具有重要意义。